Brief - Email schreiben
E-Mail schreiben
Um E-Mails mit dem BANKETTprofi versenden zu können muss zuerst im Profil die E-Mail Funktion aktiviert werden. Alle Informationen dazu finden Sie im Kapitel Email einrichten.
Im Prinzip gehen Sie bei einer E-Mail genauso vor wie bei einem Brief, Sie machen eine Brief-Neuanlage, wählen den Empfänger und füllen den Betreff aus.
Wie bei Briefen können Sie auch bei E-Mails mit Vorlagen arbeiten, die Ihnen z.B. bereits die Anrede sowie Ihre Email-Signatur liefern.
Damit aus dem Brief eine E-Mail wird setzen Sie unterhalb der Empfängeradresse den Haken im Feld "E-Mail". Es erscheint das Feld der E-Mail-Adresse, welches sich automatisch füllt sofern in der Adresse eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
HINWEIS:Setzen Sie bereits in der Briefvorlage den Haken für E-Mail, dann fällt dieser Schritt bei der Neuanlage in Zukunft weg. |
Jetzt können Sie wie bei einem Brief im Feld "Text" ihre E-Mail schreiben.
Zum Versenden der E-Mail klicken Sie oben auf den Button 
E-Mail senden.
Dokumente/Dateien anhängen
Über den Reiter Dokumente können sie beliebige Dateien an ihre Email anhängen.
Hier gibt es zwei sehr unterschiedliche Wege:
1. Über das obere Fenster wird das jeweilige Dokument vollständig in den BANKETTprofi geladen und ist somit unabhängig von ihrer Ablage in Windows weiterhin verfügbar.
- Vorteil ist hierbei, die Datei im BANKETTprofi abgelegt ist und somit in Zukunft wieder verwendet werden kann.
- Nachteilig ist hierbei, dass Ihre BANKETTprofi-Datenbank mit zusätzlichen Daten belastet wird.
Nach dem Drücken des Buttons 
Neu erscheint ein Auswahlfenster.
- Über Dokumente laden können Sie bestehende Dokumente aus der Windows-Struktur einfügen.
- Über Dokumenten-Vorlage einfügen gelangen Sie zu Ihren im Vorfeld erstellten Dokument-Vorlagen (siehe Handbuch, Kapitel Dokumenten-Vorlage). Bitte beachten Sie, dass hierzu das Modul Dokumentenverwaltung benötigt wird.
2. Über das untere Fenster wird nicht das jeweilige Dokument in den BANKETTprofi geladen sondern nur der Bezug zum Ablageort des Dokuments auf Ihrer Festplatte.
Drücken Sie auf den Button 
Anhang von Festplatte laden um Dateien anzuhängen.
Somit vermeiden Sie unnötige Daten in ihrer Datenbank, jedoch wird der Bezug nicht automatisch aktualisiert, wenn sich der Ablageort des Dokuments ändert.
Briefe aus dem BANKETTprofi als E-Mail-Anhang versenden:
Erstellen Sie wie gewohnt Ihren Brief (z.B. ein Angebot) im Textfeld unter Text..
Bestimmen Sie in welchem Format Ihr Brief angehängt werden soll, indem Sie einen Haken bei Pdf, Html (ohne Bilder) oder rtf (Rich Text File) setzen. Im Feld Anhang vergeben Sie einen Namen für die zu erzeugende Datei.
Hinweis:Pdf ist ein mittlerweile weit verbreitetes Format, welches leicht gelesen werden kann und sehr wenige Probleme beim Versenden per E-Mail verursacht. Über den Reiter PDF kann der erstellte Text sofort inklusive eines digitalen Briefpapiers generiert werden (Im Feld Ausgabe-Einst.: kann dieses hinterlegt werden. Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Ausgabevorlagen - Anwendung.) Hängen Sie Ihre formatierten Briefe als rtf-Dokument an. Das rtf-Format kann von fast allen Textverarbeitungsprogrammen gelesen werden, Ihre Formatierung bleibt erhalten. Als Html angehängt kann das Dokument von jedem Browser geöffnet werden. Formatierungen werden jedoch nicht übernommen. (WICHTIG: Nur wenn ausgewählt ist in welchem Format der Brief angehängt werden soll, wird er auch angehängt!) |
Den eigentlichen Text der E-Mail schreiben Sie über das Textfeld unter dem Reiter Zusätze. Sobald Sie hier einen Haken bei Separates Anschreiben setzen erscheint das Textfeld. Die Verwendung von Briefvorlagen ist hier gleichermaßen möglich. Hier sehen Sie außerdem die Absenderadresse der Email, welche sich aus den Daten des angemeldeten Benutzers füllt. Die Absenderadresse kann hier auch manuell geändert oder entfernt werden.
Function/Formular aus einer Veranstaltung per E-Mail versenden
Erstellen Sie ihre E-Mail aus dem Info Center der gewünschten Veranstaltung