Brief - Neuanlage eines Briefs
Neuanlage eines Briefes
Öffnen Sie einen neuen Brief über die Funktionsleiste, geben die ersten Buchstaben des Kunden im Feld Empfänger ein und bestätigen Sie mit der Tabulator- oder Return-Taste.
HINWEIS:Um eine Adresse anhand einer Telefonnummer zu suchen, geben Sie in der Eingabezeile die komplette, bzw. Teile der Telefonnummer ein. Sollte die Telefonnummer mit Sonderzeichen wie / oder – angelegt sein, brauchen Sie diese in der Eingabe nicht berücksichtigen. |
Wenn es noch keine Adresse gibt, die mit diesen Buchstaben beginnt, werden Sie gefragt, ob Sie eine neue Adresse anlegen möchten.
Klicken Sie auf „Ja“.
Weitere Informationen zum Thema Adress-Neuanlage finden Sie im Handbuch, Kapitel Adressverwaltung.
Wenn es schon Adressen mit den eingegebenen Buchstaben gibt, öffnet sich ein Fenster mit einer Adressliste.
HINWEIS:Bei der Suche nach passenden Adressen werden auch die Felder Name 2 und Name 3 sowie die Ansprechpartner der Adressen berücksichtigt. Daher kann es bei der Eingabe von "Be" zu folgenden Suchergebnissen kommen. |
Wählen Sie in der Liste die gewünschte Adresse per Doppelklick oder durch Markieren und Bestätigen durch den Button 
Übernehmen.
Ist in der Adresse ein Standard-Ansprechpartner definiert wird dieser direkt ausgewählt. Durch klick auf den Ansprechpartner öffnet sich die Auswahl aller in der Adresse gepflegten Ansprechpartner.
Der Betreff kann einerseits je nach Briefvorlage auf dem Brief dargestellt werden und dient andererseits zur Ablage im BANKETTprofi.
Damit der Brief vollständig ist, fehlt noch der Text. Da Briefe immer gleich aufgebaut sind, sollten Sie immer mit Vorlagen arbeiten. So machen Sie keinen Arbeitsschritt doppelt. Um eine Vorlage in den Text zu ziehen klicken Sie auf den Button 
oder drücken die Taste F4, es öffnet sich ein Fenster zur Eingabe des Vorlagen-Kürzels. Falls Sie das Kürzel der gewünschten Vorlage nicht kennen, können Sie sich im Kontextmenü des Buttons über den Eintrag "Aus Liste wählen" alle Briefvorlagen zur Auswahl anzeigen lassen.
Möchten Sie eine neue Vorlage erstellen oder eine bestehende Vorlage anpassen finden Sie weitere Informationen im Kapitel Briefvorlagen.
Der Brief könnte wie folgt aussehen:
Zum Ausdrucken des Brief klicken Sie oben auf den Button 
, es öffnet sich der Druckdialog ihres Betriebssystem zur Druckerauswahl. Über das Kontextmenü haben Sie auch die Möglichkeit den Brief als PDF auszudrucken.
Weitere Möglichkeiten der Neuanlage
Über das jeweilige Info Center können Sie Briefe auch direkt aus einer Adresse, einem Ansprechpartner oder einer Veranstaltung erstellen.
Bei der Neuanlage aus einer...
- ...Adresse, wird diese automatisch als Empfänger übernommen, ein anderer Empfänger ist nicht möglich. Wurde ein Ansprechpartner als Standard-Ansprechpartner definiert, wird dieser zunächst vorgeschlagen. Gleiches gilt beim Ansprechpartner.
- ...Veranstaltung, wird der Kunde als Empfänger übernommen, es kann aber auch jede andere Adresse aus der Datenbank verwendet werden. Außerdem ergeben sich bei einem Brief aus einer Veranstaltung weitere Funktionen wie z.B. ein Veranstaltungsformular als PDF-Datei an eine Email anzuhängen.
Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln Info Center der Adresse / Veranstaltung.
Bei allen Verknüpfungen zu einer Adresse können Sie mit der rechten Maustase auf dem Button 
Adressverknüpfung folgendes Kontextmenü öffnen.
Über den Button 
Brief können Sie auch hier einen neuen Brief zu dieser Adresse anlegen.