Über Profil / E-Mail können beliebig viele unterschiedliche E-Mail-Server eingerichtet werden. Diese beziehen sich auf den bzw. die jeweils benötigten Provider.

Die Einstellungen auf der Registerkarte E-Mail Server sind für alle Benutzer verfügbar, d.h. Sie müssen die Basis-Daten Ihres E-Mail-Anbieters jeweils nur einmal im Profil eintragen.

Bitte beachten Sie die Vorgaben des jeweiligen Anbieters.

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Eine neue Server-Konfiguration legen Sie an, indem Sie zunächst auf den Button zur Neu-Anlage klicken. Sie erhalten jetzt eine leere Zeile, in der Sie die benötigten Angaben eintragen können.

In der Basis-Konfiguration hinterlegte Angaben zu E-Mail-Servern stehen für alle Benutzer-Konten zur Verfügung und müssen bei Vorgaben-Änderungen des Providers nur an einer Stelle geändert werden.

Im Einzelfall kann es während der Umstellungs-Phase notwendig sein, E-Mail-Nachrichten von mehreren E-Mail-Programmen (Mail-Clients - z.B. MS Outlook, Thunderbird oder Pegasus Mail) abzurufen. Hierzu kann durch entfernen des Hakens unter Mails nach laden löschen eingestellt werden, dass E-Mails nach dem Laden auf dem Server verbleiben sollen.

Soll in zeitlichem Abstand eine automatische Löschung der bereits durch BANKETTprofi abgeholten E-Mails auf dem Mailserver erfolgen, dann ist dies ebenfalls möglich. Geben Sie hierzu im Feld Löschen nach x Tagen die Anzahl der Tage ein, für die eine Nachricht nach dem Empfang auf dem Mail-Server noch vorgehalten werden soll. Nach Ablauf dieser Zeit wird die Nachricht automatisch auf dem Mail-Server gelöscht, soweit dies von Ihrem Provider unterstützt wird.

E-Mail-Monitor ein- und ausblenden

Nutzen Sie BANKETTprofi nicht zum Empfangen Ihrer E-Mails, können Sie diesen Button in Ihrer Funktionsleiste ausblenden.

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Automatischen Mailabruf einplanen

Im E-Mail-Monitor können Sie Ihre eingehenden E-Mails manuell abrufen . Um das Abrufen der E-Mails zu automatisieren, können Sie in der Administration einen Job dafür anlegen. Durch einen Klick auf

den Button öffnen Sie die Eingabeseite für die Anlage einer Serie.

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Legen Sie fest, ab wann die automatische Abholung beginnen soll.

Soll der automatische Mailabruf nur zeitlich befristet erfolgen, dann kann nach der Aktivierung der Checkbox letztes Ereignis der End-Termin eingetragen werden.

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Beispiel einer ausgefüllten Serie

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Im oberen Bereich haben Sie die Möglichkeit, den automatischen Mailabruf minütlich, täglich oder wöchentlich einzuplanen. Dabei können Sie dies auch auf die einzelnen Wochentage beschränken.

Ausnahmen von der oben eingetragenen Serienregel definieren Sie bei Bedarf in den beiden Feldern Zusätzlich am: und Aber nicht am: Im rechten unteren Teil können Sie sich die Vorschau der geplanten Mailabrufe anzeigen lassen, indem Sie auf die Lupe klicken.

Über das Diskettensymbol speichern und schließen Sie die Serienpflege und gelangen zurück auf die Eingabemaske für die Administration der E-Mail-Server.

E-Mail-Versand

Falls kein Server konfiguriert wird, tragen Sie den SMTP-Host in das betreffende Feld ein.

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Mails mit MS Outlook senden

(Diese Funktion steht Ihnen nur in Verbindung mit einer lokalen Installation von MS Outlook 2003 – oder aktuelleren Version – zur Verfügung)
Ist diese Funktion aktiviert, werden von BANKETTprofi versendete E-Mails automatisch an Ihr Outlook übergeben. Outlook öffnet eine neue E-Mail und die Daten Empfänger und Betreff, sowie der Inhalt und eventuelle E-Mail Anhänge der E-Mail aus BANKETTprofi werden in Outlook entsprechend eingesetzt.
Die E-Mail muss dann über MS Outlook versendet werden.

Revisionssichere E-Mails

Um ein nachträgliches Verändern der gesendeten E-Mails auszuschließen, aktivieren Sie die Checkbox E-Mail nach Versand sperren.

Fax - E-Mail Unterstützung

Versenden Sie Faxe über Ihr MS Outlook, können diese auch aus BANKETTprofi heraus übergeben werden. Hierfür gibt es zwei Szenarien:

1. In einer Adresse ist keine E-Mail-Adresse gepflegt, aber es existiert eine Faxnummer. Schreiben Sie jetzt eine E-Mail zu dieser Adresse, wird im Empfänger automatisch die hinterlegte Faxnummer eingetragen. Versenden Sie diese, wird diese an MS Outlook übergeben und das Empfängerfeld wird mit der Faxnummer gefüllt.

2.Sie überschreiben eine bestehende E-Mailadresse mit der Faxnummer der Adresse.

BANKETTprofi Handbuch 9.2 - Administration E-Mail-Server

Administration E-Mail-Server