Vorgänge - Allgemein

Allgemein

„Bitte unterbreiten Sie mir ein Angebot für unsere Personalversammlung. Am Vormittag werden unsere zehn Vorstände ein kurzes Meeting abhalten. Gleichzeitig trifft sich der Betriebsrat in unseren Räumen zum Meeting. Liefern Sie dort bitte die Kaffeepause und das Mittagessen für 25 Personen. Zum Mittagessen in Ihrem Haus stoßen die Partner der Vorstände dazu. Dort muss es unbedingt einen Champagner-Empfang geben. Ab 15:00 Uhr kommen alle zur Tagung, das wären dann 150 Personen. Ganz wichtig ist, dass die drei Blumensträuße, die am Vortag geliefert werden, erst zur Tagung in den Saal gebracht werden. Mein Chef legt großen Wert darauf, dass die Blumen nicht schon vormittags im Raum stehen. Das Abendessen für alle soll wie eine Betriebsfeier sein mit Musik und so.“

Bei einer solch umfangreichen Veranstaltung kann es schnell passieren, dass ein Angebot oder ein Function (Arbeitsanweisungen, Läufer) z.B. durch lange Artikellisten unübersichtlich wird.
Es ist sinnvoll, eine solche Veranstaltung in mehrere Vorgänge zu gliedern, in denen die entsprechenden Informationen gebündelt verwaltet und bearbeitet werden. Mit dem Modul Vorgänge ist genau das möglich.
In diesem Fall bietet sich die Einteilung in das Vorstandsmeeting, das Betriebsratmeeting, das Mittagessen, die Tagung und die Abendveranstaltung an.

Sie haben die Möglichkeit, jedem Vorgang eine eigene Rechnungsadresse oder auch eine eigene Lieferadresse zuzuweisen (Betriebsratsmeeting), die Personenzahlen und ebenso die Räume können individuell an den Vorgang angepasst werden. Zu jedem Vorgang können ein eigener Vereinbarungstext (z.B. Champagner, Blumen) und eine eigene interne Info (z.B. Blumen: Achtung Chef legt sehr viel Wert darauf) hinterlegt werden. In jedem Vorgang können außerdem abteilungsrelevante Texte (Service-, Küchen-, Technik-, Deko- und Interne Info- Text) hinterlegt werden.

Abweichend von der oben aufgeführten Aufgabenstellung ist für Caterer oder für Partyservice-Betriebe das Gliedern einer Veranstaltung in die unterschiedlichen Leistungen ein wichtiger Aspekt. Es könnte die Vorgänge Personal, Zelte & Ausstattung, Geschirr, Speisen und Getränke geben. So lässt sich sehr einfach ein übersichtliches Angebot erstellen, aus dem der Veranstalter schnell sieht, mit welchen Kosten er für welche Leistung zu rechnen hat.

Ohne das Modul Vorgänge besteht jede Veranstaltung aus einem einzigen Vorgang pro Vorgangstyp. Mit dem Modul können beliebig viele Vorgänge in jedem der Vorgangstypen (Angebot, Bestellung und Rechnung) erstellt werden.

Neben den gewohnten Layouts des Vorgangs (die Texte, die Artikel und das Rechenblatt) können in jedem Vorgang die oben beschriebenen zusätzlichen Einstellungen in der neuen Vorgangsbasis vorgenommen werden.